Najčešće greške vezano za eOtpremnice

Greška #1: “Nismo sigurni da li smo obavezni - pa čekamo”

Ljudi odlažu jer misle da “to nije za njih”… dok ne stigne prvi slučaj (partner/javni sektor/akcizna roba) i nastane panika.

Rešenje: Utvrdite da li subjekt pripada javnom sektoru (po istom kriterijumu kao i za SEF) i proverite da li učestvujete u kretanju akcizne robe.

Greška #2: Šifarnici i podaci su “približno tačni”

Partner pogrešno upisan, artikal bez tačne jedinice mere, magacin neusklađen… i onda “ne prolazi” ili se vraća.

Rešenje: Unos što više podataka koji se ponavljaju prilikom kreiranja i slanja eOtpremnice.

Greška #3: Ne prate se statusi i rokovi (poslato ≠ završeno)

Neko “pošalje” i misli da je gotovo - a dokument stoji u statusu koji traži reakciju (prijem/odbijanje/ispravka).

Rešenje: Uvedite dnevnu rutinu “proveri statuse” + obaveštenja (da se ništa ne zadrži i ne ostane “na čekanju”).

Greška #4: Ne znaju šta kad dođe greška: prijem vs odbijanje

Najčešće pitanje: “Da li da prihvatim pa posle ispravim?”

Rešenje:

  • Ako ste pogrešili u kreiranju e-Otpremnice i poslali je - stornirajte je pre nego što krene prevoznik sa robom.
  • Ako je roba već otišla, a kupac je potvrdio prijem pogrešne robe - neka kupac kreira i pošalje prijemnicu, odbije pogrešnu robu i vrati je tim prevozom. Vi zatim prihvatite prijemnicu.

Greška #5: Transport je zaboravljen deo procesa

Vozač nema šta da pokaže / dispečer ne zna gde je dokument / u poslednjem trenutku se menja ruta ili količina.

Rešenje: Vozač firme prevoznika mora da ima mATP aplikaciju (da vidi e-Otpremnice u kojima je naznačen kao prevoznik) - ili unapred kaže da je nema, pa od pošiljaoca traži spoljni prikaz e-Otpremnice (PDF).

Greška #6: Ne obezbede trag radnji i internu kontrolu

Kad dođe kontrola (ili interna revizija), pitanje je: ko je uradio šta, kada i po kom osnovu.

Rešenje: Radite kroz sistem koji čuva evidenciju, audit trag, pretragu i izveštaje - da sve imate “na klik”.

Greška #7: “Poslata je, kod kupca piše Primljena - znači gotovo!”

Primljena e-Otpremnica na sistemu često zavara kupca da “ne treba ništa dalje”.

Rešenje: Nije kraj. Kada se pošalje e-Otpremnica, tipično je:

  • kod prodavca (pošiljaoca): Poslata
  • kod kupca (primaoca): Primljena

Tu proces tek nastavlja: kupac treba da potvrdi fizički prijem i da kreira prijemnicu (u kojoj se slaže ili ne slaže sa pristiglom robom) i pošalje je prodavcu. Na kraju, prodavac prihvata prijemnicu i tek tada je proces završen

Greška #8: U internoj e-Otpremnici kao primaoca navode drugo pravno lice

Kada se kreira interna e-Otpremnica, postoji dilema ko treba da stoji na strani primaoca.

Rešenje: Kod interne e-Otpremnice i pošiljalac i primalac treba da budu isto pravno lice.

Greška #9: “Kupujemo u maloprodaji, ona je izuzeta - nemamo obavezu”

Kupuju u maloprodajnom objektu kafu (akciznu robu) preko gotovinskog računa sa PIB-om i misle da nemaju obavezu slanja e-Otpremnice jer je subjekt maloprodaje izuzet.

Rešenje: Ako robu kupite u maloprodajnom objektu i dobijete gotovinski fiskalni račun, na osnovu njega kreirate internu e-Otpremnicu:

  • adresa otpreme: adresa maloprodajnog objekta
  • adresa odredišta (istovara): adresa na koju vozite robu

Greška #10: “Ja sam maloprodaja - izuzet sam u svim situacijama”

Prodajem robu, vozim je iz maloprodajnog objekta do kupca (npr. javno preduzeće) i nosim fiskalni račun - pa “ne treba e-Otpremnica”.

Rešenje: Subjekt maloprodaje ne šalje e-Otpremnicu kada vrši prodaju u maloprodajnom objektu, ali u ovoj situaciji ne vrši prodaju u objektu - već robu vozi do kupca. Zato treba da kreira eksternu e-Otpremnicu.